Nâng cao năng lực quản lý, điều hành và một số giải pháp đổi mới để thực thi nhiệm vụ tại đơn vị

Đồng chí Trần Văn Út Chính - PTP Đào tào, Bí thư Đoàn trường báo cáo tham luận tại Hội nghị công chức, viên chức năm học 2017-2018

"Cán bộ là cái gốc của mọi công việc"; "Muôn việc thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém". Thấm nhuần lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh  và xuất phát từ vị trí quan trọng của các phòng, khoa, nơi trực tiếp tổ chức thực hiện và cụ thể hóa chủ trương, nhiệm vụ chính trị của Nhà trường, nơi nắm bắt tâm tư nguyện vọng chính đáng của viên chức, phản ánh với Đảng, chính quyền, tạo nên cầu nối giữa Đảng, chính quyền với đội ngũ viên chức, tạo sức mạnh tổng hợp thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của nhà trường, đồng thời là nơi cung cấp những kinh nghiệm, kiến nghị góp phần tích cực vào việc điều chỉnh, bổ sung và hoàn thiện chủ trương, nhiệm vụ của nhà trường, là nơi tạo nguồn cung cấp cán bộ cho nhà trường.

 Vì vậy, những năm qua, Đảng bộ, BGH nhà trường luôn quan tâm xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý các đơn vị phòng khoa trực thuộc (trong đó,chú trọng phát triển đội ngũ trẻ và ưu tiên nữ có năng lực). Nhờ đó, đội ngũ cán bộ quản lý cấp phòng, khoa không ngừng được củng cố, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành của đội ngũ cán bộ quản lý chuyển biến tích cực; bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao trong công tác, thể hiện tinh thần đoàn kết, năng động trong điều hành thực hiện nhiệm vụ ở đơn vị.

 Tuy nhiên, so với yêu cầu ngày càng cao của sự nghiệp đổi mới, đội ngũ cán bộ quản lý còn có những hạn chế bất cập (mang tính khách quan,vì thời gian dài trực thuộc Sở Giáo dục & Đào tạo nên còn chậm trong đưa cán bộ đào tạo lý luận chính trị, bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, ...). Năng lực quản lý, điều hành của một số cán bộ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn; trong đó, thể hiện qua các năng lực sau: (1) Năng lực xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho đơn vị; (2) Năng lực phân tích vị trí việc làm; (3) Năng lực tổ chức điều hành đơn vị;  (4) Năng lực kiểm tra, đánh giá; (5) Năng lực báo cáo, minh chứng kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

(1) Năng lực xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho đơn vị: Thực trạng cho thấy không ít cán bộ quản lý thiếu kỹ năng trong xây dựng kế hoạch. Để triển khai công việc của phòng, nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của lãnh đạo là phải thiết lập các chương trình kế hoạch công tác cho đơn vị. Kế hoạch là công cụ quan trọng hướng dẫn người quản lý sử dụng đúng đắn các nguồn lực của đơn vị nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra, làm cơ sở để thiết lập các mối quan hệ cần thiết khi triển khai công việc và làm cơ sở cho công tác kiểm tra về sau. Do đó, đòi hỏi người quản lý cần rèn luyện, trao dồi kỹ năng (đã được BGH nhà trường bồi dưỡng mà trực tiếp là Thầy Trần Công Chánh – Hiệu trưởng nhà trường đã tập huấn) trong xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

(2) Năng lực phân tích vị trí việc làm: Việc phân tích vị trí việc làm là nhiệm vụ không hề đơn giản đối với bất cứ Thủ trưởng đơn vị nào. Vai trò của Thủ trưởng đơn vị trong việc phân tích vị trí việc làm (cơ cấu, số lượng người làm việc trong đơn vị là rất quan trọng). Thủ trưởng đơn vị là người nắm rõ nhất chức năng, nhiệm vụ cũng như nhu cầu sử dụng nhân lực của đơn vị mình. Tuy nhiên, thực trạng này ở các đơn vị trực thuộc trường ta mấy năm qua chưa có bảng phân tích vị trí việc làm, dẫn đến, có nhiều nhiệm vụ và người thực hiện bị chồng chéo, bị lúng túng trong thực hiện nhiệm vụ vì không rõ mình sẽ làm những việc gì. Dẫn đến việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ không có cơ sở. Một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến hạn chế trong năng lực này trước đây là đội ngũ cán bộ quản lý chưa được tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao năng lực và kỹ năng phân tích vị trí việc làm. (Nhưng thời gian tới, tôi tin chắc rằng năng lực này của đội ngũ cán bộ quản lý sẽ được thể hiện vì đã được Thầy Hiệu trưởng nhà trường tập huấn, hướng dẫn cụ thể). Song, với đội ngũ quản lý trẻ tuổi (có nhiệt huyết, có năng động) đôi khi thiếu kinh nghiệm, chưa nắm rõ hết nhiệm vụ của đơn vị. Do đó, bản thân cần phải tự tìm tòi, học hỏi, tham quan, trao đổi với những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mình quản lý.

 (3) Năng lực tổ chức điều hành đơn vị: Hạn chế tồn tại của người điều hành là chưa điều phối, gắn kết các cá nhân trong đơn vị đi đến một tổng thể thống nhất của tổ chức, hướng tới mục tiêu chung. Nguyên nhân là do chúng ta thiếu các năng lực trên. Do đó, người quản lý cần trau dồi thêm khả năng lập kế hoạch, thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự, phân công, trao quyền đối với từng vị trí công việc, thiết lập các hệ thống, quy trình quản lý, giám sát, đánh giá việc thực thi, chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, không để trùng, để sót việc.

Muốn điều hành tốt đòi hỏi người quản lý cần có năng lực phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ để huy động tiềm lực chung của đơn vị. Trong quá trình điều hành đơn vị đòi hỏi người quản lý là người có trách nhiệm hết mình vì công việc, là người gương mẫu về mọi mặt. Khi phân công công việc đòi hỏi người quản lý là người biết làm việc – nói đi đôi với làm.

(4) Năng lực kiểm tra, đánh giá: Kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của đơn vị để bảo đảm rằng những hoạt động đó là phù hợp với chương trình kế hoạch đã đề ra. Người quản lý cần chủ động theo dõi việc triển khai công việc trong thực tế được thực hiện song song với quá trình triển khai công việc. Điều này giúp cho quá trình tổ chức công việc được vận hành đúng hướng.

Làm tốt nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá là người quản lý đã thực hiện tốt một trong những chức năng quan trọng của người điều hành. Đây là thước đo kiểm chứng khả năng điều hành tốt hay không của người quản lý trong thực tế.

 (5) Năng lực báo cáo, minh chứng kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị: Năng lực viết báo cáo của đội ngũ quán lý còn nhiều hạn chế, từ việc trình bày hình thức đến nội dung. Nhiều nhiệm vụ được thực hiện nhưng thiếu báo cáo cho nên thiếu minh chứng cho kết quả đã thực hiện.

Quang cảnh Hội nghị công chức, viên chức năm học 2017-2018

Nếu thực hiện tốt năng lực báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ thì chúng ta sẽ thực hiện tốt các vấn đề: Kiểm điểm/đánh giá tiến độ thực hiện so với kế hoạch;  Đánh giá được việc hoàn thành các mục tiêu, kết quả hoạt động so với các chỉ số đã cam kết; Đánh giá tình hình huy động, chỉ tiêu và hiệu quả sử dụng các nguồn lực (tài chính, cơ sở vật chất và con người) so với kế hoạch; Xác định các vấn đề khó khăn/vướng mắc và kịp thời có giải pháp khắc phục; Rút ra các bài học kinh nghiệm. Đề xuất các giải pháp cho giai đoạn tiếp theo.

Trên đây là các năng lực cần thiết của người quản lý trong nhóm năng lực tổ chức, đòi hỏi người quản lý cần trau dồi thêm các nhóm năng lực:

(i) Nhóm năng lực tư duy, sáng tạo:  khả năng chẩn đoán, nhận biết về bản chất của hiện tượng hay quá trình cụ thể, từ đó lường tính được các xu thế vận động và phát triển của tổ chức với tầm nhìn xa, đồng bộ, bao quát toàn hệ thống. Khi tư duy, các kỹ năng nhận thức chuyển thành khả năng trí tuệ để lồng ghép các nhu cầu của cá nhân công chức, các nhóm làm việc với mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Do đó, nhà lãnh đạo, quản lý phải có tư duy liên ngành, hiểu được mối quan hệ qua lại, tác động ảnh hưởng, cơ chế phối hợp giữa các chức năng, bộ phận, vị trí công tác khác nhau của các cơ quan, tổ chức. Tư duy chiến lược tốt là cơ sở quan trọng trong hành động để đề ra định hướng, chính sách đúng đắn, kịp thời mang lại hiệu quả cho tổ chức.

(ii) Nhóm năng lực khuyến khích, tạo động lực làm việc: khả năng gây ảnh hưởng, truyền cảm hứng; khả năng thấu hiểu các nhu cầu, nguyện vọng để tạo động cơ thúc đẩy tất cả và từng thành viên nỗ lực hành động; khả năng xây dựng hình ảnh cơ quan công quyền, đội ngũ công chức, công bộc của dân, tạo dựng lòng tin vào uy tín, năng lực của nhà lãnh đạo quản lý để thu hút, quy tụ các lực lượng, các tài năng đóng góp cho cơ quan tổ chức, cho hệ thống công vụ ngay cả cả trong điều kiện khó khăn về vật chất.        

Như vậy, để thực thi nhiệm vụ của đơn vị tốt đòi hỏi người quản lý của các đơn vị trực thuộc nhà trường cần nâng cao các năng lực quản lý, điều hành đơn vị bằng cách thường xuyên trau dồi rèn luyện các năng lực trên.

Trần Văn Út Chính –PTP. Đào tạo

;